1.1. Trình tự thực hiện:
a) Nộp hồ sơ TTHC:
Tổ chức, cá nhân nộp 01 (một) bộ hồ sơ trực tiếp tại Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam hoặc gửi qua hệ thống bưu chính hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
b) Giải quyết TTHC:
- Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ theo quy định, vào sổ và hẹn trả kết quả đúng quy định:
+ Trường hợp nộp trực tiếp, nếu hồ sơ không đầy đủ theo quy định thì trả lại hồ sơ và hướng dẫn cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện lại hồ sơ theo quy định;
+ Trường hợp nhận hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến, nếu hồ sơ không đầy đủ theo quy định thì Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam thông báo bằng văn bản chậm nhất 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ.
- Trường hợp Giấy chứng nhận khả năng chuyên môn hoa tiêu hàng hải (sau đây gọi là GCNKNCMHTHH) được cấp lần đầu, còn hạn dưới 03 tháng hoặc đã hết hạn:
+ Chậm nhất 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ theo quy định, Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam có văn bản gửi cảng vụ yêu cầu xác nhận số lượt dẫn tàu an toàn theo mẫu; chậm nhất 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam, cảng vụ có văn bản xác nhận gửi Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam.
+ Chậm nhất 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xác nhận của cảng vụ, Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam cấp GCNKNCMHTHH theo mẫu. Trường hợp không đủ điều kiện cấp GCNKNCMHTHH theo quy định, Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
- Trường hợp GCNKNCMHTHH đã cấp còn hạn sử dụng bị mất, hỏng, thay đổi thông tin cá nhân đã ghi trong GCNKNCMHTHH chậm nhất 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định, Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam cấp GCNKNCMHTHH theo mẫu. Trường hợp không đủ điều kiện cấp GCNKNCMHTHH theo quy định, Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
1.2. Cách thức thực hiện:
Nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
1.3. Thành phần, số lượng hồ sơ:
a) Thành phần hồ sơ:
* Hồ sơ cấp GCNKNCMHTHH lần đầu:
- Bản chính hoặc biểu mẫu điện tử ký số công văn của tổ chức hoa tiêu hàng hải hoặc đơn vị quản lý thuyền trưởng theo mẫu;
- Bản sao Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa đào tạo hoa tiêu hàng hải
hoặc Quyết định công nhận hoàn thành khóa đào tạo hoa tiêu hàng hải do cơ sở
đào tạo hoa tiêu hàng hải cấp;
- 03 phiếu sát hạch khả năng chuyên môn hoa tiêu hàng hải của 03 lượt
thực tập dẫn tàu đối với hoa tiêu hàng hải hạng Ba, 02 phiếu sát hạch của 02 lượt
thực tập dẫn tàu đối với hoa tiêu hàng hải hạng Nhì, hạng Nhất và Ngoại hạng,
01 phiếu sát hạch đối với thuyền trưởng tự dẫn tàu theo mẫu;
- Bản hợp pháp hóa lãnh sự giấy phép hoặc chứng chỉ hoa tiêu hàng hải và
bản hợp pháp hóa lãnh sự văn bản xác nhận số lượt dẫn tàu an toàn tại nước
ngoài theo mẫu đối với trường hợp hoa tiêu hàng hải là công dân Việt Nam có giấy phép hoặc chứng chỉ hoa tiêu hàng hải do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp;
- 02 ảnh màu đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu
chính, 01 tệp (file) ảnh đối với trường hợp nộp hồ sơ qua hệ thống dịch vụ công
trực tuyến cỡ 3cm x 4cm, nền trắng, chụp trong vòng 06 tháng gần nhất;
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định.
* Hồ sơ đề nghị cấp GCNKNCMHTHH đối với trường hợp
GCNKNCMHTHH còn hạn dưới 03 tháng hoặc hết hạn :
- Bản chính hoặc biểu mẫu điện tử ký số công văn của tổ chức hoa tiêu hàng hải hoặc đơn vị quản lý thuyền trưởng theo mẫu;
- 02 ảnh màu đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu
chính, 01 tệp (file) ảnh đối với trường hợp nộp hồ sơ qua hệ thống dịch vụ công
trực tuyến cỡ 3cm x 4cm, nền trắng, chụp trong vòng 06 tháng gần nhất;
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định.
* Hồ sơ đề nghị cấp GCNKNCMHTHH đối với trường hợp GCNKNCMHTHH đã cấp còn hạn sử dụng bị mất, hỏng, thay đổi thông tin cá nhân đã ghi trong GCNKNCMHTHH:
- Bản chính hoặc biểu mẫu điện tử ký số công văn của tổ chức hoa tiêu hàng hải hoặc đơn vị quản lý thuyền trưởng theo mẫu;
- 02 ảnh màu đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu
chính, 01 tệp (file) ảnh đối với trường hợp nộp hồ sơ qua hệ thống dịch vụ công
trực tuyến cỡ 3cm x 4cm, nền trắng, chụp trong vòng 06 tháng gần nhất;
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính giấy tờ có giá trị pháp lý chứng minh sự điều chỉnh (đối với trường hợp thay đổi thông tin cá nhân đã được ghi trong GCNKNCMHTHH).
b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
1.4. Thời hạn giải quyết:
- Trường hợp GCNKNCMHTHH được cấp lần đầu, còn hạn dưới 03 tháng hoặc đã hết hạn:
+ Chậm nhất 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ theo quy định, Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam có văn bản gửi cảng vụ yêu cầu xác nhận số lượt dẫn tàu an toàn theo mẫu; chậm nhất 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam, cảng vụ có văn bản xác nhận gửi Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam theo mẫu.
+ Chậm nhất 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xác nhận của cảng vụ, Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam cấp GCNKNCMHTHH theo mẫu. Trường hợp không đủ điều kiện cấp GCNKNCMHTHH theo quy định, Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
- Trường hợp GCNKNCMHTHH đã cấp còn hạn sử dụng bị mất, hỏng, thay đổi thông tin cá nhân đã ghi trong GCNKNCMHTHH: chậm nhất 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định.
1.5. Đối tượng thực hiện TTHC:
Tổ chức, cá nhân.
1.6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định tại Việt Nam: Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam.
- Cơ quan có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện: Không có.
- Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính: Cục Hàng hải và Đường thủy Việt Nam.
- Cơ quan phối hợp: Không có
1.7. Kết quả của việc thực hiện TTHC:
Giấy chứng nhận khả năng chuyên môn hoa tiêu hàng hải.
1.8. Phí, lệ phí: 150.000 đồng/giấy.
1.9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai, kết quả thủ tục hành chính:
- Mẫu công văn đề nghị cấp giấy chứng nhận khả năng chuyên môn hoa tiêu hàng hải, giấy chứng nhận vùng hoạt động hoa tiêu hàng hải.
- Mẫu phiếu sát hạch/đánh giá khả năng chuyên môn hoa tiêu hàng hải.
- Mẫu văn bản đề nghị cảng vụ xác nhận số lượt dẫn tàu an toàn.
- Mẫu văn bản xác nhận lượt dẫn tàu an toàn.
- Mẫu Giấy chứng nhận khả năng chuyên môn hoa tiêu hàng hải.
1.10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH hạng Ba:
- Đã hoàn thành khóa đào tạo hoa tiêu hàng hải cơ bản;
- Có tối thiểu 400 lượt thực tập dẫn tàu an toàn hoặc có tối thiểu 200 lượt thực tập dẫn tàu an toàn trong thời gian tối thiểu 36 tháng, được tổ chức hoa tiêu nơi thực tập sát hạch và cảng vụ xác nhận; trường hợp có Giấy chứng nhận khả năng chuyên môn thuyền trưởng tàu biển có tổng dung tích từ 500 trở lên phải có tối thiểu 200 lượt thực tập dẫn tàu an toàn hoặc có tối thiểu 100 lượt thực tập dẫn tàu an toàn trong thời gian tối thiểu 24 tháng, được tổ chức hoa tiêu nơi thực tập sát hạch và cảng vụ xác nhận.
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH hạng Ba đối với trường hợp có giấy phép hoặc chứng chỉ hoa tiêu hàng hải do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp:
- Đã hoàn thành khóa đào tạo hoa tiêu hàng hải cơ bản tại Việt Nam;
- Có tối thiểu 300 lượt dẫn tàu an toàn được cơ quan, tổ chức quản lý hoa tiêu hàng hải tại nước ngoài xác nhận và có tối thiểu 100 lượt thực tập dẫn tàu an toàn được tổ chức hoa tiêu nơi thực tập sát hạch, cảng vụ xác nhận.
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH hạng Nhì đối với trường hợp chưa có GCNKNCMHTHH hạng Ba:
- Đã hoàn thành khóa đào tạo hoa tiêu hàng hải cơ bản;
- Có tối thiểu 200 lượt thực tập dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 5.000 và chiều dài tối đa trên 115 mét; hoặc có tối thiểu 100 lượt thực tập dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 5.000 và chiều dài tối đa trên 115 mét trong thời gian tối thiểu 12 tháng, được tổ chức hoa tiêu nơi thực tập sát hạch và cảng vụ xác nhận;
- Có thời gian đảm nhiệm chức danh thuyền trưởng tàu biển có tổng dung tích từ 3.000 trở lên tối thiểu 36 tháng.
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH hạng Nhì đối với hoa tiêu hàng hải đã có GCNKNCMHTHH hạng Ba:
- Có tối thiểu 300 lượt dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích đến 5.000 và chiều dài tối đa đến 115 mét hoặc có tối thiểu 200 lượt dẫn tàu an toàn trong thời gian tối thiểu 24 tháng với loại tàu có tổng dung tích đến 5.000 và chiều dài tối đa đến 115 mét, được cảng vụ xác nhận;
- Có tối thiểu 50 lượt thực tập dẫn tàu an toàn với loại tàu có tổng dung tích trên 5.000 và chiều dài tối đa trên 115 mét hoặc có tối thiểu 30 lượt thực tập dẫn tàu an toàn trong thời gian tối thiểu 12 tháng đối với loại tàu biển có tổng dung tích trên 5.000 và có chiều dài tối đa trên 115 mét, dưới sự hướng dẫn của hoa tiêu hàng hải có GCNKNCMHTHH hạng Nhì trở lên, được tổ chức hoa tiêu nơi thực tập sát hạch và cảng vụ xác nhận.
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH hạng Nhì đối với trường hợp có giấy phép hoặc chứng chỉ hoa tiêu hàng hải do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp:
- Đã hoàn thành khóa đào tạo hoa tiêu hàng hải cơ bản tại Việt Nam;
- Có tối thiểu 200 lượt dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 5.000 và chiều dài tối đa trên 115 mét, được cơ quan, tổ chức quản lý hoa tiêu hàng hải tại nước ngoài xác nhận và có tối thiểu 100 lượt thực tập dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 5.000 và chiều dài tối đa trên 115 mét, được tổ chức hoa tiêu nơi thực tập sát hạch và cảng vụ xác nhận.
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH hạng Nhất:
- Đã hoàn thành khóa đào tạo hoa tiêu hàng hải nâng cao;
- Có tối thiểu 300 lượt dẫn tàu an toàn, trong đó có 200 lượt dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 5.000 đến 10.000 và chiều dài tối đa trên 115 mét đến 145 mét hoặc có tối thiểu 200 lượt dẫn tàu an toàn trong thời gian tối thiểu 24 tháng, trong đó có 150 lượt dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 5.000 đến 10.000 và chiều dài tối đa trên 115 mét đến 145 mét, được cảng vụ xác nhận;
- Có tối thiểu 50 lượt thực tập dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 10.000 và chiều dài tối đa trên 145 mét hoặc có tối thiểu 30 lượt thực tập dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 10.000 và chiều dài tối đa trên 145 mét trong thời gian tối thiểu 06 tháng, dưới sự hướng dẫn của hoa tiêu hàng hải có GCNKNCMHTHH hạng Nhất trở lên, được tổ chức hoa tiêu nơi thực tập sát hạch và cảng vụ xác nhận.
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH hạng Nhất đối với trường hợp có giấy phép hoặc chứng chỉ hoa tiêu hàng hải do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp:
- Đã hoàn thành khóa đào tạo hoa tiêu hàng hải nâng cao tại Việt Nam;
- Có tối thiểu 300 lượt dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 10.000 và chiều dài tối đa trên 145 mét, được cơ quan, tổ chức quản lý hoa tiêu hàng hải tại nước ngoài xác nhận và có tối thiểu 100 lượt thực tập dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 10.000 hoặc chiều dài tối đa trên 145 mét dưới sự hướng dẫn của hoa tiêu hàng hải có GCNKNCMHTHH từ hạng Nhất trở lên, được tổ chức hoa tiêu nơi thực tập sát hạch và cảng vụ xác nhận.
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH Ngoại hạng:
- Có GCNKNCMHTHH hạng Nhất;
- Có tối thiểu 300 lượt dẫn tàu an toàn, trong đó có 200 lượt dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 10.000 đến 20.000 và chiều dài tối đa trên 145 mét đến 175 mét hoặc có tối thiểu 200 lượt dẫn tàu an toàn trong thời gian tối thiểu 36 tháng, trong đó có 150 lượt dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 10.000 đến 20.000 và chiều dài tối đa trên 145 mét đến 175 mét, được cảng vụ xác nhận;
- Có tối thiểu 50 lượt thực tập dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 20.000 và chiều dài tối đa trên 175 mét hoặc có tối thiểu 30 lượt thực tập dẫn tàu an toàn trong thời gian tối thiểu 06 tháng đối với loại tàu có tổng dung tích trên 20.000 và chiều dài tối đa trên 175 mét, dưới sự hướng dẫn của hoa tiêu hàng hải có GCNKNCMHTHH Ngoại hạng, được tổ chức hoa tiêu nơi thực tập sát hạch và cảng vụ xác nhận.
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH Ngoại hạng đối với trường hợp có giấy phép hoặc chứng chỉ hoa tiêu hàng hải do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp:
- Đã hoàn thành khóa đào tạo hoa tiêu hàng hải nâng cao tại Việt Nam;
- Có tối thiểu 200 lượt dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 20.000 và chiều dài tối đa trên 175 mét, được cơ quan, tổ chức quản lý hoa tiêu hàng hải tại nước ngoài xác nhận và có tối thiểu 100 lượt thực tập dẫn tàu an toàn đối với loại tàu có tổng dung tích trên 20.000 hoặc chiều dài tối đa trên 175 mét dưới sự hướng dẫn của hoa tiêu hàng hải có GCNKNCMHTHH Ngoại hạng, được tổ chức hoa tiêu nơi thực tập sát hạch và cảng vụ xác nhận.
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH cho thuyền trưởng tự dẫn tàu:
- Đã hoàn thành khóa đào tạo hoa tiêu hàng hải cho thuyền trưởng tự dẫn tàu;
- Có Giấy chứng nhận khả năng chuyên môn thuyền trưởng còn thời hạn;
- Có tối thiểu 12 lượt thực tập dẫn tàu an toàn trên cùng một tàu biển trong vòng 06 tháng ngay trước ngày đề nghị cấp GCNKNCMHTHH, được tổ chức hoa tiêu sát hạch và cảng vụ xác nhận.
* Điều kiện cấp GCNKNCMHTHH đối với trường hợp GCNKNCMHTHH đã cấp còn hạn dưới 03 tháng hoặc hết hạn:
- Đối với hoa tiêu hàng hải:
Có tối thiểu 200 lượt dẫn tàu an toàn trong vòng 05 năm hoặc tối thiểu 50 lượt dẫn tàu an toàn trong vòng 12 tháng ngay trước ngày đề nghị cấp (hoa tiêu dẫn tàu tại cảng dầu khí ngoài khơi phải có tối thiểu 40 lượt dẫn tàu an toàn trong vòng 05 năm hoặc tối thiểu 10 lượt dẫn tàu an toàn trong vòng 12 tháng ngay trước ngày đề nghị cấp), được tổ chức quản lý hoa tiêu và cảng vụ xác nhận; hoặc có tối thiểu 30 lượt thực tập dẫn tàu an toàn dưới sự giám sát của hoa tiêu hàng hải có GCNKNCMHTHH phù hợp đối với tàu được dẫn trong vòng 03 tháng ngay trước ngày đề nghị cấp, được tổ chức hoa tiêu nơi quản lý và nơi thực tập xác nhận (nơi thực tập có thể khác vùng hoạt động ghi trong GCNVHĐHTHH), cảng vụ xác nhận;
- Đối với thuyền trưởng tự dẫn tàu:
Có tối thiểu 12 lượt tự dẫn tàu an toàn trong thời gian hiệu lực của GCNKNCMHTHH, được tổ chức quản lý và cảng vụ xác nhận.
1.11. Căn cứ pháp lý của TTHC:
- Thông tư số 31/2025/TT-BXD ngày 31/10/2025 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng quy định về tiêu chuẩn đào tạo hoa tiêu hàng hải; cấp, thu hồi chứng chỉ chuyên môn hoa tiêu hàng hải và giấy chứng nhận vùng hoạt động hoa tiêu hàng hải.
- Thông tư số 189/2016/TT-BTC ngày 08/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong hoạt động chuyên ngành hàng hải.
